Blog 1 Welke vorm van Planning?

Bij het bepalen voor welke vorm van interne flexibiliteit en personele planning er gekozen gaat worden, kom je als organisatie al direct op zowel strategisch, tactisch als operationeel niveau een aantal lastige keuzes tegen. Want wat is de visie van de organisatie? En hoe laat je de planning hierop aansluiten? Wat wil je uitstralen naar de medewerkers en hoe bereik je dat de keuzes die hierin gemaakt worden ook duurzaam zijn? Wat is de visie op flex en hoe werkt dit samen met de planning? Hoe dan ook zullen er dan zaken veranderen voor alle betrokkenen.

Er zijn meerdere opties zoals bijvoorbeeld Centraal plannen, Decentraal Roosteren, De Hybride vorm en Zelfroosteren. Hieronder wordt Decentraal Roosteren uitgelicht en waarom dit vaak niet werkt.

Stel dat jouw organisatie werkt met decentrale roosteraars die ook onderdeel uitmaken van het team. Het vermoeden is dat er tijd en dus geld weglekt op een aantal fronten. Daarover later meer. Daarnaast is de kwaliteit van de roosters niet constant, de ene roosteraar heeft het beter in de vingers dan de andere. Dit roept dus om verandering. Maar eerst gaan we kijken hoe het komt dat het niet zo werkt als dat het was bedoeld.

• Vak volwassenheid

De roosteraars die per afdeling roosteren zijn ondanks alle goede bedoelingen meestal onvoldoende opgeleid en gefaciliteerd om deze verantwoordelijke klus op een professionele manier te kunnen klaren. Roosteren is echt een vak niet een ‘’dingetje’’ wat je er zomaar even bij doet. Het vullen van de ‘’gaten’’ kost zo dus veel tijd, overleg, telefoontjes, stress, ruis, onrust en gedoe op de afdelingen. Het is dus van belang competenties vast te stellen als de wens is de taak van roosteraar te draaien naar de functie van planner.

• Kennis

Hoe zit het met het volgen van de regels? Worden de CAO, ATW gevolgd? Zijn de diensten onderling eerlijk verdeeld? Vanuit welke financiële kaders wordt er geroosterd? En hoe zit het met bijv reiskosten betaling bij verzuim? Hoeveel tijd wordt er besteedt aan de realisatie aan het einde van maand? Welke acties worden er ondernomen bij opgelopen meer- of minuren of vakantie-uren stuwmeren en wordt het adequaat op geacteerd?

• Teamdynamiek

De roosteraars maken in dit geval onderdeel uit van het team, wat doet dat met de team dynamiek? Formeel zijn ze gelijk aan hun collega’s, maar informeel? En is de verdeling van diensten altijd eerlijk of wordt er soms toch verschil gemaakt? Het is voor de roosteraar ook lastig om een gezonde afstand te bewaren om ook de impopulaire beslissingen te kunnen nemen. Hij of zij zit in het team maar dan toch ook weer niet…

Wanneer er organisatie breed wordt gekeken naar deze situatie, hoeveel tijd wordt er dan besteedt aan het op orde krijgen van de roosters, per dag, per week, per maand, per jaar? En hoeveel tijd zou in de zorg ingezet kunnen worden wanneer het aantal roosteraars zou verminderen? En wat zou het opleveren wanneer hier een aantal professionele planners voor in de plaats zouden komen? En hoeveel geld zou het opleveren wanneer er correct wordt gepland conform budget en dus ZZP of DBC, afspraken en bezettingseisen? Hoe fijn zou het zijn wanneer er in de planning wordt vooruitgekeken, gesignaleerd en bijgestuurd? Hoe belangrijk is het dat er organisatie- breed wordt gekeken naar de inzet en niet alleen op afdelingsniveau? Wie zorgt voor de afdeling overstijgende inzet? Wat is de rol van de flexpool en hoe wordt deze ingezet? En worden individuele belangen en organisatie belangen in de gaten gehouden en evenwichtig afgewogen?

• Het resultaat

Enerzijds komt er meer tijd beschikbaar voor het primaire proces, de zorg en dus de cliënt. Anderzijds levert dit correcte roosters op waarbij de regels en afspraken worden gevolgd en de lijnen weer duidelijk zijn binnen de teams over taken en rollen voor een gezondere teamdynamiek. Er is inzicht in de kosten en er kan gestuurd worden op interne flex inzet en externe inzet via uitzendbureaus. Het levert uiteindelijk behalve een waarschijnlijke besparing ook kwaliteit, rust, duidelijkheid en meer tevredenheid onder medewerkers en cliënten op. En dat zorgt weer voor een vermindering van ziekteverzuim en verloop.

Nu denk je misschien ‘’ja maar het is ook belangrijk dat de medewerkers inspraak in het rooster hebben’’. En dus eigen regie en invloed. Dat is zeker een punt van aandacht, dus het contact tussen de planner en de medewerkers is hierbij van cruciaal belang. Maar wat is er op tegen om de medewerkers erbij te betrekken en SAMEN de nieuwe rooster afspraken te maken? Inzicht geven en krijgen van de dilemma’s van beide partijen is enorm belangrijk om in verbinding de verandering tot stand te kunnen brengen en draagvlak te creëren. Wederzijds belang en begrip worden op deze manier duidelijk. Wat mij betreft kunnen we hier dan de Hybride vorm onderscheiden; Kwaliteit, Professionaliteit in Nabijheid!

Veel succes met de afwegingen, mocht je willen sparren dan help ik je graag! Hou mijn site in de gaten, hier worden regelmatig nieuwe blogs op gepost!