Blog 3 Liefdevolle Zakelijkheid!

Terugkijkend op de afgelopen 14 jaar als Interim Manager Planning en Flex binnen de Zorg kan ik een aantal belangrijke actuele issues duiden:

1. Het flexbureau is vaak nog een losse entiteit binnen de zorginstelling, of bestaat (nog) niet
2. De processen rondom personele inzetbaarheid zijn onduidelijk of worden niet gevolgd
3. De spelregels en kaders hieromtrent idem dito
4. De planners zijn vaak onvoldoende gefaciliteerd en worden niet (h)erkend in hun belangrijke opdracht
5. Goed geregelde personele planning en interne flex wordt nog onvoldoende gezien als een deel van de oplossing van een groter probleem

‘’Wat wordt er dan bedoeld met het grotere probleem’’ ? Vraag je je misschien nu af. Maar kijkend naar wat er speelt op de werkvloer en alle onrust die dat met zich meebrengt met hoge werkdruk, uitstroom en ziekteverzuim als gevolg is een groot actueel probleem. Om dan nog maar over de huidige tekorten te zwijgen. In de huidige realiteit is ‘’Het Rooster’’ 1 van de belangrijkste onderwerpen van gesprek van medewerkers. Logisch, want een rooster bepaalt wat je privé kunt afspreken, met je kind, je oppas, je ouders, je sport etc. Dus onrust in het rooster betekent onrust in het privéleven. Als die onrust zich jaren voortsleept dan zijn ontevredenheid en ziekteverzuim een meer dan logisch gevolg.

Als we nu naar de processen en de invulling hiervan kijken verklaart dit vaak al een heleboel. Want wanneer iemand in het team ook verantwoordelijk is voor het rooster heeft hij of zij een pittige taak erbij. Zeker wanneer de roosteraar onvoldoende is gefaciliteerd, het flexbureau een losse entiteit is en dus niet goed kan anticiperen op de verstoringen en er weinig back-up is in de zin van spelregels en kaders. Wat kan de roosteraar nog beginnen wanneer hij of zij ook nog met collega’s te maken krijgt die hun ‘’verworven rechten’’ met overtuiging en verve verdedigen?

Ondertussen kampen we met een enorm personeelstekort, recruiters worden ingezet om voor zoveel mogelijk nieuwe aanwas te zorgen. Wat overigens een prima ontwikkeling is. Maar vergeten we niet een enorm potentieel onder het bestaande personeel? Stel dat de roosteraar onderdeel is van het team en dagelijks met collega’s 2 uur bezig is met het rondbreien van het rooster, dat is 14 uur per week, dus 728 uur per jaar per afdeling. Stel dat een zorginstelling zo’n 25 afdelingen heeft, dan komt dat uit op zo’n 10 FTE.  En wat gebeurt er wanneer we dit landelijk bekijken? Om hoeveel potentieel gaat het dan?

De conclusie is dus dat ongeveer 10 FTE wat oorspronkelijk volledig inzetbaar was voor de zorg zo in tijd weglekt naar “Het Rooster”’. Ik denk dat iedere recruiter een gat in de lucht springt als hij 10 FTE geworven heeft! Dus waarom ver zoeken terwijl het kapitaal al in huis is?  Waarom organiseren we het niet zo dat deze medewerkers weer kunnen doen waarvoor ze oorspronkelijk zijn aangenomen en dat de planning professioneel belegd wordt bij planners die hun vak verstaan en hiertoe zijn opgeleid? Zo komen er fijne en gezonde roosters voor de medewerkers, is er duidelijkheid voor wat betreft de taken en rollen en doet iedereen waar hij of zij goed in is. Daarnaast wordt er vooruitgekeken, bijgestuurd en gepland binnen de financiële kaders en in overeenstemming met de budgetten. Het flexbureau maakt verbinding met de rest van de organisatie en sluit aan bij de planners als het gaat om verstoringen met professionele flexkrachten.

Dit betekent inderdaad een verandering op de werkvloer, waarbij sommige verworven rechten ter discussie zullen komen te staan en men misschien soms wordt geconfronteerd met de vraag waarom het nu gaat zoals het gaat. Daar is niets mis mee toch?

Met liefdevolle zakelijkheid, duidelijkheid en oprechte aandacht kunnen we SAMEN met de medewerkers oude patronen doorbreken en de nieuwe weer gewoon laten zijn!  Met Kwaliteit, Professionaliteit in Nabijheid als resultaat.

Ik ben benieuwd wat dit zou opleveren voor jouw organisatie? Niet alleen in termen van besparing in tijd en geld maar ook in rust, werkplezier en cliënttevredenheid.  Wil je dat ik eens met je mee denk? Ik kom graag met je in gesprek!

CRKBO geregistreerd!

Vanaf nu ben ik ook officieel geregistreerd in het Centraal Register Kort Beroeps Onderwijs. Dat betekent dat mijn trainingen vrijgesteld zijn van BTW. Wel zo aantrekkelijk voor zorg en welzijn instellingen.

Blog 2 Hoe help je de planners goed in het zadel?

In mijn vorige Blog omschreef ik een voorbeeld waarbij de organisatie werkt met decentrale roosteraars. In deze Blog maakt het niet zoveel uit voor welke vorm is gekozen, het draait specifiek om de Planner/Roosteraar.

Of de planning Centraal, Decentraal of Hybride is geregeld is nu even niet zo van belang.

Om te beginnen gaan we kijken naar wat de verwachtingen zijn van de planner/roosteraar. Want uiteindelijk is het doel dat er op tijd en het liefst voor langere tijd een rooster op dag niveau uitkomt waarin de namen van de medewerkers staan gekoppeld aan de diensten. Voor het zover is, zijn er een aantal onderdelen in het proces die doorlopen zouden moeten worden voor een logisch en goed resultaat:

1. wat zijn de financiële kaders?
2. wat zijn de mutaties die vooraf doorgegeven moeten zijn? in dienst, uit dienst, langdurige ziekte, leerlingen
3. wat zijn de bezettingseisen? Dus hoeveel mensen van welk niveau zijn er nodig op welke tijd?
4. vertaling van bezettingseisen naar namen en diensten: het rooster!
5. verwerking van de realisatie aan het einde van de maand. Wat wordt er uitbetaald, en is dit gelijk aan het initiële rooster? Zo niet, zegt dit wat over de kwaliteit van het rooster of de dynamiek in het team.

Wat je vaak ziet is dat de planner of roosteraar onvoldoende kennis, informatie en/of vaardigheden heeft kunnen verwerven om dit proces goed te kunnen doorlopen. Dan wordt hij of zij dus onvoldoende gefaciliteerd om deze belangrijke klus te kunnen klaren. En hoe zit het eigenlijk met het Dienst Rooster Pakket? Wordt het proces hiermee ondersteund of is het veel gezoek en geklik en maar hopen dat het allemaal goed komt? Dit bij elkaar maakt dus dat het vaak mank gaat. Plannen is een vak en een rol, dus niet iets wat je er zomaar ff bij doet. Daarnaast is een goed Plan systeem dus onontbeerlijk!

Dan nu even terug naar die verwachtingen: de planner moet kunnen omgaan met tegenstrijdige belangen, overstijgend kunnen denken, goed kunnen samenwerken met de leidinggevenden en de medewerkers, duidelijk zijn in zijn of haar communicatie, kennis hebben van wet- en regelgeving, communicatief een kei zijn om in verbinding uit te kunnen leggen waarom iets is zoals het is, verbinding kunnen maken met P&C en HRM en de SA waarbij de planner het liefst ook moet kunnen adviseren, signaleren en vooruit kijken. Dat is nogal wat!

Om ervoor te zorgen dat de planners WEL goed in het zadel komen te zitten is het van belang om ten eerste te erkennen hoe omvangrijk en belangrijk hun werk is. Waarbij soms ook eerlijk de conclusie moet worden getrokken dat iemand het gewoon niet in de vingers heeft. Ten tweede is er input nodig van alle stakeholders, dus bijvoorbeeld de managers of teamleiders voor de mutaties en het volgen van de spelregels, P&C voor de financiële kaders en stuurinformatie, HRM voor in/uit dienst, doorstroom leerlingen etc. En de flexpool voor de beschikbaarheid van flexkrachten voor de planbare en niet planbare verstoringen op korte en middellang termijn. En natuurlijk ook de planningsmethodiek en de techniek erachter niet te vergeten! Dit zijn alleen nog maar een aantal van de ”harde” randvoorwaarden. Maar hoe fijn en zinvol is het wanneer ze ook geholpen, getraind en gesteund worden op de ”zachte” skills? Dus aandacht voor gesprekstechnieken, overstijgend denken, herkennen en vergroten van hun cirkel van invloed, feedback geven en krijgen, omgaan met weerstand etc.

Nu ben ik benieuwd hoe het binnen jouw organisatie is geregeld en of het reëel is wat er nu van de huidige planners of roosteraars wordt verwacht? Of wordt het misschien tijd hier over na te denken en het anders te gaan organiseren? Wil je hier eens over sparren? Ik help je graag!